Ein Überlebensleitfaden zur Gewährleistung eines erfolgreichen virtuellen Audits

Virtuelle Audits sind zu einer tragenden Säule der aktuellen Pandemiebedingungen geworden. Allerdings kann man mit einem Wort verhindern, Opfer eines virtuellen Audits zu werden: Planung. Klingt einfach, oder? Ein Wort kann die virtuelle Audit-Architektur heilen. Aber so einfach es auch klingen mag: Planung ist tatsächlich der Schlüssel zu einem erfolgreichen virtuellen Audit.

Diese Planung beginnt vor den traditionellen ersten Schritten eines Audits. Zu den zu berücksichtigenden Fragen gehören: Welche Online-Plattform wird für die Durchführung des virtuellen Audits verwendet? Wird Video verwendet? Wie viele Tage wird das virtuelle Audit dauern? Verfügen wir über Vorkehrungen, um Aspekte des Audits in der Regel vor Ort zu beobachten? Dies sind einige Fragen, die der Auditor und der Audit-Beauftragte des Betreibers vor Beginn des Audits beantworten sollten. Auch hier ist Planung der Schlüssel! Mein Vorschlag für Prüfer ist, diese Antworten im Rahmen des Prüfungsplans zu dokumentieren. Eine weitere persönlichere Frage, die Betreiber stellen müssen, ist jedoch: Ist mein Auditor technisch kompetent, um mein Audit durchzuführen? Wenn Ihr Prüfer die oben genannten Fragen nicht beantwortet oder vorhat, sich davon zu befreien, dann könnte es für Sie als Betreiber im besten Interesse sein, einen anderen Prüfer in Betracht zu ziehen oder zu warten, bis die Bedingungen eine Vor-Ort-Prüfung zulassen. Auch wenn wir in der Luftfahrt tätig sind, ist „Wing it“ keine Prüfungstechnik, um ein erfolgreiches virtuelles Audit sicherzustellen!

Viele Online-Meeting-Plattformen ermöglichen die Bildschirmfreigabe. Dies revolutioniert die virtuelle Prüfung. Es ist wichtig, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten in Echtzeit zu ermöglichen. Tatsächlich ist es in dieser Hinsicht fast dasselbe wie ein Vor-Ort-Audit. Stellen Sie bei der Auswahl einer Online-Plattform sicher, dass diese über diese Funktion verfügt. Nachdem Sie die Plattform ausgewählt haben, führen Sie einen Testlauf durch. Wählen Sie ein oder zwei Tage vor dem Audit einen Zeitpunkt aus und stellen Sie sicher, dass jeder Zugriff auf die Plattform hat, sich darin bewegen kann und dass Ton und Video funktionieren. Die Behebung dieser Fehler vor Beginn des Audits führt zu einem besseren, flüssigeren, virtuellen Audit-Erlebnis für alle Beteiligten.

Während die virtuelle Auditplanung viele der gleichen Schritte aufweist wie ein herkömmliches Audit vor Ort, erfordert die virtuelle Auditplanung einen stärkeren Fokus auf die Details, wie jede Phase des Audits durchgeführt wird. Da beide Arten von Audits dies erfordern, ist es von entscheidender Bedeutung, dem Auditor eine vollständige Audit-Checkliste und eine Audit-Dokumentation zur Verfügung zu haben. Teilen Sie dem Prüfer außerdem die Unternehmenshandbücher mit, bevor die Prüfung durchgeführt werden soll. Dieser Schritt ermöglicht es dem Prüfer, sich mit dem Betreiber und seinen Richtlinien und Verfahren vertraut zu machen und alle Punkte zu klären. Am Ende der Dokumentenprüfungsphase sollte der Prüfer dem Betreiber etwaige Problembereiche mitteilen, damit diese Fragen vor dem Audit geklärt werden können.

Ein zweitrangiges Element eines erfolgreichen virtuellen Audits ist das „Out-of-the-Box-Denken“. Ok, eigentlich sind es fünf Wörter, aber die Fähigkeit, über den Tellerrand hinaus zu denken, ist von größter Bedeutung. Sowohl für Betreiber als auch für Prüfer ist es für den Erfolg wichtig, die Erwartungen eines Vor-Ort-Audits nachahmen zu können. Ein Nachteil eines virtuellen Audits besteht jedoch darin, dass man nicht in der Lage ist, den Betrieb zu sehen, Abschleppvorgänge zu beobachten, durch einen Hangar zu gehen, eine Treibstofffarm zu inspizieren usw. Aber durch den Einsatz von Technologie und „out-of-the-box-“ Denken." Der Prüfer kann diese wichtigen Prüfpunkte sehen. Das „Wie“ liegt in der Auditplanung. Wenn der Betreiber über Überwachungskameras verfügt, können diese auf der Online-Plattform abgerufen und geteilt werden, sodass der Prüfer diese Gegenstände sehen kann. Wenn dies keine Option ist, kann der Bediener einen Rundgang durch die Anlage durchführen und Aufgabenbeobachtungen per Video auf einem Telefon festhalten. Alternativ können diese Aufgaben aufgezeichnet und während des Audits für den Auditor abgespielt werden. Ein solches „Out-of-the-Box-Denken“ ist bei der Planung und Durchführung eines virtuellen Audits erforderlich.

Als Betreiber und Prüfer sind wir auf die Aspekte der Durchführung von Vor-Ort-Prüfungen angewiesen. Nachdem sich die Prüfungslandschaft aufgrund der COVID-19-Pandemie verändert hat, sind virtuelle Prüfungen zu einer tragenden Säule der Luftfahrt geworden. Der Erfolg eines virtuellen Audits hängt von der Planung und dem unkonventionellen Denken ab. Mit diesen beiden Grundsätzen kann man ein virtuelles Audit überstehen, anstatt ihm zum Opfer zu fallen. Ein erfolgreiches virtuelles Audit ist nur noch zwei Schritte entfernt – denken Sie an Planung und seien Sie bereit, über den Tellerrand hinauszuschauen!